根据国际标准化组织的定义，“标准化”是一项“为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动”。这里的“条款”，是指规范性文件内容的表述方式，一般采用陈述、指示、推荐等形式。标准就是由一些条款组成，为了在经济、技术、科学及管理等社会实践中获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用和重复使用的一种规范性文件。因此，在实施国家标准时一定要注意条款的表述方式。

（1）陈述型。陈述型条款在标准中仅用来提供信息，不作为任何要求和建议。其表述形式有：

①用一般陈述句提供信息。如“期刊一般依次分卷期出版”“在组合形式的单位中，用专门名称和符号往往是有益的”。

②用助动词“可”或“不必”，表示在标准的界限内允许的行为。如“期刊可出版增刊”“（连载的文献）其后续部分不必另行著录，可在原参考文献后直接注明后续部分的年份、卷、期、部分号、页码等”。

（2）要求型。要求型条款表示如果声称符合标准需要遵守的准则，并且不允许有差异。其表述方式有：

①用祈使句表示指示。如“刊名不得随意变更”“单位符号一律用正体字母”。

②用助动词“应”“不应”等表示必须满足的准则。如“期刊每期应编有目次页”“不许用重叠词头”“不能使用ppm，pphm和ppb这类缩写”“如果要采用数值方程式，则在文中必须指明单位”。

（3）推荐型。推荐型条款介于上述（1）和（2）之间，既不是强烈的“要求”，也不是一般的“陈述”，常利用助动词“宜”或“不宜”等来表述。

①在几种可能性中推荐的特别适合的一种，不提及也不排除其他的可能性。如“目次页不宜编入期刊正文的连续页码”“（文章各部分的字体、字号及编排形式）如需要变更，宜从新一卷（年）的第1 期开始”。

②某个行动步骤、做法是首选的，但未必是要求的。如“广告宜单独编制广告目次”“（条码）优先位置为封一的左下角，也可为封四的右下角”。

③不赞成也不禁止某种做法。如“期刊文章的正文部分，其字号不宜小于汉字5 号字”“（页码）一般不应逆转”“文后参考文献原则上要求用文献本身的文字著录”。